Steg 1:

• Samla minst fem personer som vill vara medlemmar. Samla ihop namn, personnummer, postadress, telefon och e-post för alla. Detta blir början till ert medlemsregister.
• Minst fyra av de som vill bli medlem behöver kunna vara närvarande på ett ”konstituerande möte” – ett möte där ni bestämmer att ni bildar klubben. Det går att hålla mötet digitalt.
• Av de personer som vill vara medlemmar behövs minst tre som vill sitta i klubbstyrelsen. Klubben måste utse ordförande, kassör och sekreterare. Ni kan välja fler ledamöter om ni vill.
• Ni behöver kunna utse minst en revisor och en revisorsuppleant i klubben. Dessa måste dock inte vara medlemmar. De får inte heller vara närstående till någon i styrelsen (t.ex. förälder, barn, syskon, sambo, bror, etc).

Har ni folk till medlemmar och förtroendeposter?
Då går vi vidare till nästa steg:

Dags att samla folk till klubben!

Checklista:

• Skriv ner minst fem personer som vill vara medlemmar. Samla ihop namn, personnummer, postadress, telefonnummer och e-post för alla. Detta blir början till ert medlemsregister.
• Minst fyra personer behöver kunna vara närvarande på ett “konstituerande möte” – ett möte där ni bestämmer att ni bildar klubben.
• Av de personer som vill vara medlemmar behövs minst tre som vill sitta i klubbstyrelsen. Klubben måste utse ordförande, kassör och sekreterare. Ni kan välja fler ledamöter om ni vill.
• Ni behöver kunna utse minst en revisor och en revisorssuppleant i klubben. Dessa måste dock inte vara medlemmar. De får inte vara närstående till någon i styrelsen (t.ex. förälder, barn, syskon, sambo, bror, etc).

Har ni löst ovanstående? Då går vi vidare till nästa steg: Möte för att bilda Frisksportklubb!

Nu är det dags att ta beslut om att bilda klubben och ansluta den till ett Frisksportförbund.

Förberedelser:

• Förbered förtroendeposter (enligt förra punkten).
• Kalla till ett möte med minst fyra personer (av de minst fem som vill vara medlemmar). Ni kan vara fler om ni vill! Mötet kan vara fysiskt eller digitalt.

På mötet – skriv mötesprotokoll:

• Följ en mall på konstituerande mötesprotokoll, eller fyll i ett protokollformulär under sittande möte:
• Fyll i mall och fyll i på datorn eller för hand (mall finns i kitet).
• Gå till formuläret för konstituerande mötesprotokoll (klicka här).

När mötet är slut:

• Skriv ut och skriv under protokollet
• Skicka det till förbundet via

Genom att skicka protokollet ansöker ni också om medlemskap i det förbund ni angett i protokollet. Förbundet återkommer med svar inom kort!

Har ni löst ovanstående OCH har fått svar av förbundet? Då går vi vidare till nästa steg: Ansöka om organisationsnummer!

Nu behöver klubben registreras med organisationsnummer hos Skatteverket.

Det gör ni genom “blankett 8400” som ni hämtar på Skatteverkets hemsida.

Detta behöver ni kunna skicka med:

• Underskrivet protokoll från konstituerande möte (som visar styrelse) och
• Klubbens stadgar

Nu inväntar vi svar från Skatteverket – som bör komma via post!

Klubben behöver ha fått sitt organisationsnummer innan ni går vidare med nästa steg: ansöka om bankkonto!

Nästa steg är: Skicka ansökan om bankkonto

När klubben har…

• fått svar om att den får anslutas till förbundet
• skrivit under mötesprotokollet
• sparat ner stadgarna
• ansökt och fått organisationsnummer

DÅ är det läge att skicka ansökan om att skapa bankkonto för ideell förening.

Det finns många banker, och de flesta har någon form av föreningsvariant på företagskonto, där man får konto och bank- eller plusgiro och en del andra förmåner för en lite billigare summa än om det är ett företag.

Checklista:

• Välj bank:
  Diskutera gärna val av bank med kansliet. Det kan var bra att välja en bank som har ett kontor i orten klubben drivs på, men det finns också andra alternativ.
• Ansök:
  Titta på bankens hemsida vad ni behöver förbereda inför att kunna starta kontot. Det brukar vara en checklista av något slag, där det står vad ni behöver göra. Sedan brukar det gå att ansöka digitalt. Annars kan ni ringa lokalkontoret och se om ni kan få hjälp på plats!
• Vänta på svar:
  Det kan ta ett par veckor att starta bankkonto. Ni kan behöva skicka in lite kompletteringar.

OBS! Ni bör inte användas ett privatkonto för föreningens ekonomi. Det blir rättsligt svårare att visa att det sköts korrekt,och om det skulle hända något med personen som äger kontot blir det i princip omöjligt för föreningen att komma åt sina pengar.

Medan ni väntar på svar om bankkonto finns det en del ni kan göra under tiden. När ni har ansökt kan ni gå vidare till nästa steg: sätta upp rutiner för klubben!

Medan ni väntar på svar från banken kan ni börja sätta upp lite rutiner för klubben!

Följande måste klubben sköta korrekt:

• Bokföring och bokslut
• Årsmöten
• Styrelsemöten
• Medlemsregister
• Rapportering till förbundet

Följande är frivilligt, men brukar vara givande:

• Arbetsrutiner
• Webbsida
• Kanaler på sociala medier
• Klubbmöten
• Profilgrejer

Vi börjar med det obligatoriska:

Bokföring

Bokföring betyder att ni skriver ned exakt vilka pengar ni får in och vilka pengar ni betalar ut, för att kunna visa era medlemmar att ni hanterar ekonomin korrekt. Alla kvitton och fakturor ska sparas. Det finns program för bokföring ni kan betala för – men det är inget krav för en liten förening. Ett excel-ark och ett system för kvitton som läggs in i en mapp systematiskt räcker fint i början. Ni kan få en mall av förbundskansliet. Vid slutet på året summeras ekonomin i ett bokslut.

Större föreningar omfattas av bokföringslagen. En ideell förening som har en viss omsättning, bedriver näringsverksamhet eller är moderföretag i en koncern har större krav kring bokföring. Läs om detta på Skatteverket.se.

Årsmöten

Klubben behöver sköta ett årligt årsmöte på ett korrekt sätt. Det är grundläggande för demokratiska föreningar. Hur årsmötet ska skötas anges i stadgarna. Kort sagt ska ett årsmöte hållas enligt stadgarna senast ett visst datum varje år, och det ska skötas på ett visst sätt. Ni kan hitta grundläggande info om årsmöte och mallar på förbundets ledarwebb.

Styrelsemöten

Klubbstyrelsen bör sammanträda ett par gånger om året. För en klubb med lite mindre verksamhet kanske det räcker att träffas 3-4 gånger per år (där fokus ligger på att kolla av ekonomin och verksamheten, och förbereda inför årsmöte). Styrelsen bestämmer dock själva hur ofta de vill sammanträda. Bestäm hur ni ska arbeta i styrelsen. Observera att kallelse till ett styrelsemöte ska gå ut till alla i styrelsen senast åtta dagar innan mötet (enligt stadgarna). Styrelsemöten ska alltid protokollföras (protokollmall för styrelsemöte finns på den här sidan).

Medlemsregister

Det är vanligt att en eller ett par personer i styrelsen utses att sköta medlemsregistret. När ni startar klubben hjälper förbundskansliet er att lägga in de första medlemmarna, och sätter upp ett registreringsformulär som ni kan använda för nya medlemmar. Där kan ni också lägga in hur medlemmarna ska betala medlemsavgift till klubben. Sätt upp rutiner för hur ni uppdaterar medlemsregistret och kontrollerar att medlemsavgifterna är betalda.

Rapportering till förbundet

Varje år behöver förbundet ha in lite uppgifter av klubben. Det är till exempel årsmötesprotokoll, verksamhetsberättelse, ekonomisk redovisning, medlemsantal (med viss åldersfördelning) och statistik från aktiviteterna klubben haft. Beroende på förbund är det lite olika – men ni får info av förbundet. Det är jättebra att föra lite löpande dokumentation!

Nu till det som är också är bra att fixa:

Arbetsrutiner

Ladda ner årshjul för att hålla koll på hållpunkter i klubben, dela upp ansvarsområden i styrelsen och skriv ner hur ni vill jobba långsiktigt. Det underlättar att ha detta dokumenterat när styrelsen, om ett par år, kanske har helt nya ledamöter!

Webbsida

Ni kan välja om ni vill ha en egen webbsida som ni redigerar själva (lite fler funktioner finns), eller om ni vill ha en mycket enkel sida under frisksport.se där ni får hjälp av förbundskansliet att bara lägga upp statisk information.

Sociala medier

Kanske vill ni ha en facebooksida, ett instagramkonto eller en discordkanal för era medlemmar?

Klubbmöten

Ni kan välja att kalla era medlemmar till klubbmöten för att diskutera verksamhet eller hitta på roliga saker tillsammans. Det kan vara ett sätt att involvera fler att hjälpa till i klubben. Det brukar vara smart att locka personer att komma med lite fika och roliga aktiviteter! Kanske kan ni ha en aktivitetsdag med vandring i ett naturreservat, eller på en lekplats – och så har ni möte efteråt?

Profilgrejer

Från förbundet får ni ett startkit för “visuell identitet” – alltså logotyper, profilbilder till sociala medier, mallar mm. Ni kan använda Canva för att redigera med hjälp av förbundets mallar, och ni kan också få stöd att ta fram tröjor, flaggor eller andra produkter för att visa upp er klubb.

Nu är det bara att kolla av så allt är gjort – med en checklista!

När du gått igenom stegen ovan är det dags att kolla så ni har koll på allt!

• Klubben har haft ett konstituerande möte och har ett underskrivet protokoll.
• Klubben har ett organisationsnummer.
• Klubben har ett bankkonto.
• Klubben har fått bekräftat att den är ansluten till förbundet.
• Klubben har rutiner för bokföring.
• Klubben har ett medlemsregister och kan använda det.
• Klubbens styrelse har planerat in styrelsemöten med jämna mellanrum.
• Klubben vet hur och när årsmöte ska hållas.
• Klubben vet vad den ska rapportera till förbundet.

Nu är ni igång! Grattis till er nya frisksportklubb!

På frisksport.se/ledare finns stöd och hjälp för allt arbete ni gör i klubben. Lösenord till sidan får du av kansliet på kansli@frisksport.se!